Posiblemente, para quienes somos/hemos sido freelancers durante tanto tiempo, nos sea fácil reconocer algunas de las cuestiones que voy a mencionar a continuación.
Una vez que comenzamos a trabajar como proveedores o contractors, la dinámica parece sencilla y puede funcionar. Se concreta la posiblidad de un trabajo de cierta índole, se realiza, se cobra, todos felices. Esto puede ser verdad un par de veces, al comienzo del camino, o si se lo hace como una actividad esporádica.
Salvo que lleves la actividad de la misma manera que el Señor Miyagi llevaba su bonsai, pasado un tiempo las cosas van a crecer. Y ese crecimiento puede darse de varias maneras: vas a tener proyectos más complejos, o que duren más tiempo, o que generen un mayor rédito económico, o que desafíen tus límites y te lleven a desarrollar nuevas habilidades y conocimientos. También pueden llevarte a requerir de otras cuestiones, que son las que hoy estoy explorando.
Nota de color para darle contexto al post: no hablo de construir una empresa o una agencia, sino de lo que parece ser un paso casi de evolución.
O quizás más que evolución puede ser un mecanismo de defensa por el cansancio de pifiarla y dármela en la frente. (No teman apostar por la última opción)
Esa «evolución» ha estado haciendo que al momento de organizar un proyecto deba intentar resolver o mejorar, al menos, estos temas.
Siempre vuelvo sobre lo mismo en cuanto a hilo conductor: ante la ausencia de recetas mágicas, lo que nos queda es experimentar, compartir e intercambiar; confiando en que esa sinergia nos permitirá tomar la mejor decisión posible en un momento dado.
Dicho esto, ¿cómo estoy intentando atacar un hipotético proyecto y qué desafíos creo tener?.
Mis problemas asuntos actuales
Contratos
De cara al cliente, y más allá de tener algun tipo de marco legal cuando las cosas toman cierta envergadura, es útil y necesario para definir cómo van a funcionar las cosas y de qué manera se trabajará ante los problemas de situaciones no planeadas.
Si, parece obvio, pero revisen ahora cuántos contratos han enviado como freelancers, y posiblemente el número sea algo entre muy bajo y 0.
El otro factor utilidad de los contratos es que si hay un problema no necesitamos recurrir a la memoria de las personas, sino que tenemos todo escrito y aceptado, lo cual hace que se erradique el lado emocional del conflicto y podamos ocuparnos de lo que realmente importa.
Si además trabajás con otros freelancers (contractors en el mejor sentido de la palabra), necesitás especificar las reglas, las responsabilidades, los NDA, etc.
Otra vez, dejamos el marco que nos va a proteger y que cuando haya que lidiar con algo, ya todos sepamos cómo y por qué lo vamos a hacer.
Cashflow
Otra vez, todos temas obvios. ¿No?
Cuando se trata sólo de tus finanzas quizás sea más fácil. ¿Y si tenés colegas a los cuales debas pagarles?. Este tema debe quedar plasmado también en los contratos: formas y tiempos de pago, posibles inconvenientes y sus soluciones. ¿Qué pasa con un incumplimiento de pago o cobro?
Impuestos
Cuando armás el presupuesto y cashflow, ¿qué pasa con los impuestos?. ¿Estás considerando (claramente, tengo más conocimiento de la legislación local que la de otros paises, así que voy a referirme principalmente a mi país) todos los detalles, impuestos, presentaciones, cargos adicionales, cobros diferidos, retenciones, etc?
¿Los contractors con los que trabajás te proveen los documentos que necesitás?.
¿Te ha pasado que un cliente te solicite algún tipo de marco legal que no pudiste cumplir?. ¿Qué hacés en ese caso?
Tareas
Quizás acá nos vamos a sentir más cómodos y familizarizados con la problemática y las mil soluciones.
Como todo lo que voy mencionando, el contrato juega un papel de importancia con esto también, porque la forma en que gestionemos las tareas será lo que funcione como hoja de ruta, pero al mismo tiempo como registro histórico de lo sucedido.
Deberíamos entonces (lo intento) establecer pautas muy claras de cómo se comunica, qué se comunica, quiénes lo hacen y qué pasa con los responsables de cada tarea en cada paso.
Hay detalles que podrían no ser parte de los documentos legales, ya que sería un libro más que un contrato (y lo que queremos es evitar problemas, no complicarle la vida a todos). Para estas cosas quizás podamos hacer buen uso de documentación interna.
Worklog
Ya sea que trabajes con alcance y presupuesto cerrado o por horas y alcance abierto, saber en qué gastás debería siempre ser una prioridad.
No sólo se trata de tener un registro para luego cobrar o pagar, sino también para medir cómo vas, en qué cuestiones tenés más bloqueos, cuánto tiempo se malgasta en asuntos que podrían mejorar (por ejemplo, reuniones o deploys manuales).
En mi caso acostumbro a loguear todo y junto con las facturas, se envía el reporte con detalle.
Cada tanto me sucede que me piden que deje de mandarlo o envíe una versión resumida. Pero esta informacióń está siempre disponible.
Documentación
Creo que en el newsletter ya he hablado más de una vez de esto. La documentación aquí no está entendida como documentación del proyecto (esa debería estar y no debería ser tema de charla).
Me refiero a tener un playbook, público o privado (yo prefiero lo primero) en donde todo lo referido a la forma de trabajo esté accesible para todos los involucrados sin restricciones.
Actualmente intento construirlo sabiendo que es un documento (conjunto de documentos) que están vivos. Esto quiere decir que aún cuando las que allí figuren son las formas y métodos que usaremos, todo lo escrito está vivo, y puede mutar.
Por eso es importante que haya un circuito de notificación útil.
Metodologías
Siempre que sea posible, prefiero el trabajo y la comunicación asincrónica. Una de las formas que me han permitido tener algún grado de éxito de esta forma es cuando cada proceso o dinámica está correctamente documentada.
Si bien esto forma parte de la documentación, aquí me concentro de forma más específica en los procesos que quiero tener detallados (el playbook sería la forma en que concentro y organizo todo esto).
Si la forma de trabajo está escrita de forma clara (no se trata de tener documentos extensos, sino de tener la explicación de cómo y por qué), trabajar de forma asincrónica o cambiar la composición del grupo de trabajo debería ser más fácil.
Comunicación
Un aspecto central, casi que por encima de todos los otros temas.
Normalmente, el problema no es el problema, sino la forma en que se comunica y las expectativas que se configuran en base a esa forma. ¿No?.
Una de las primeras cosas que trato de establecer para la comunicación escrita (y asincrónica) es que no hay emoción.
Un buen ejemplo pueden ser los code review: si alguien me dice que hice algo mal o si debo decirle a alguien que algo está mal, no tiene ninguna otra intención que resolver el problema que tenemos en pro de lograr nuestro objetivo. Nada tiene que ver con la persona y acá todos podemos estar de un lado o del otro. Los code reviews van a tener un post aparte.
Límites
Tener SLAs, saber cuándo se responde y cuándo no, o cuándo se envían los mails y mensajes (hoy la mayoría de las herramientas nos permiten programar cuándo enviar o un mail o un mensaje, aprovechémoslas).
Lo mísmo con las vías de comunicación habilitadas. Sospecho que no necesito abrir el capítulo WhatsApp como para que se entienda de qué hablo.
Inversión
Aquí me refiero al sentido más tradicional de la palabra.
Sin dudas hay un montón de herramientas y contenido gratuito (y de calidad) que nos puede ser útil; pero eso no quita que necesitemos en distintas oportunidades invertir parte de lo que el proyecto da (beneficio económico) para que la calidad del servicio se mantenga o aumente.
Un ejemplo rápido que se me ocurre ahora es el de las firmas digitales de contratos (si, todo está conectado). Hay opciones gratuitas y sólidas, pero a partir de cierto nivel, es necesario hacerse de un servicio que mejore y simplifique la experienica.
Próximos pasos
Actualmente estoy haciendo pruebas con cada uno de estos temas, buscando alcanzar un mínimo que no me agregue burocracia pero que me aporte valor.
Como me cuesta mucho encontrar información y herramientas centradas en freelancers (o micro-pymes), los experimetnos toman algo más de tiempo. En este momento, lo referido a Contratos, Cashflow y Documentación; son los que más avanzados llevo (al menos para una primera iteración).
Es muy probable que pronto pueda compartir más experiencias de cada uno de esos aspectos luego de poner a prueba la idea en el mundo real. Hasta ese entonces, hay chances de que algunas situaciones con mayor detalle queden plasmadas en el newsletter o en las charlas que de forma aleatoria se dan en Twitch.